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Be Ready to ONLINE オンラインイベント施策 -何から取り掛かる?-【PART②】

2020年11月02日

前編では課題の明確化や前後施策の検討、プラットフォームについて紹介をしましたが、本記事はその後編としてオンラインイベントに欠かせない要素を洗い出ししていきたいと思います。

オンラインイベントの肝となるコンテンツ制作と配信形式選びでイベントクオリティの担保を狙う。

当日施策として肝になってくるのがコンテンツであり、それは動画であることがほとんどだと思いますが、最小コストで実施する場合、本編のみをLIVEで用意することになります。演出性を上げ、視聴いただくお客様に出来るだけ離脱なしでご覧いただくためには飽きさせない工夫が必要であり、我々は以下のような演出を入れています。

まず最初がオープニング映像で、時間ぴったりに印象的なブランドムービーを約1分間流しています。オープニングが開けると司会が登場し、会の主旨や当日のアジェンダをLIVEで紹介していきます。

司会の合図でアタックムービーが流れ、本編がスタートします。

本編は、事前に収録したプレゼンテーションと、それをご覧いただきながら視聴者から質問を受け付け、プレゼン終了後にまたLIVEに切り替えQAを行うという流れにしています。

これにより、本編を時間通りにコントロールしたり、プレゼンターの負担や緊張を緩和したり、QAをLIVEにしたりすることで、インタラクティブ性を担保しました。

全て終了しましたらPPTで作成したスライド1枚でフタを閉める、という流れになります。

といったように、本編以外にも準備するものが多く、演出動画をうまく使うことで場面転換がスムーズで、視聴者を飽きさせず、長くご覧いただけるようになります。

本編では収録とLIVEの組み合わせ配信を行ったとお話ししましたが、配信手法は下図のように3つ程あると思っています。

まずはライブ配信ですが、何よりも情報鮮度を高められるため、このような日々刻々と状況が変わる環境の中ではとても有効です。しかしながら、配信時の人員数が増えてしまうことやワンミスが命取りというリスクもあります。

オンデマンド配信は、事前に編集が可能で、視聴者の自由な時間で視聴できるため、閲覧可能性は上がり、リスクを最小化できますが、どうしても熱量が下がり、視聴者の能動的なアクションを促すことが難しくもあります。

これらのいいとこ取りをした方法が、事前に収録したものを定時に配信するという「疑似ライブ配信」であり、我々が一番おすすめする方法論です。
これは、予め収録することで配信までに十分な編集や演出を加えられ、クオリティも担保でき準備に余裕が持てるため、ミスのリカバリーをしやすい配信形式となっています。

また、制作費が気になると思いますが、スタジオやカメラマン、編集を含めて30万円からお手伝いをさせていただいております。カメラの台数や、コンテンツの尺、演出の量などでコストが変わるのと、まとめて収録することで1本あたりの費用を下げることも可能です。

演出動画は、オープニングや幕間、CM、あるいはエンディングムービーなど、CM STUDIOを利用いただくことで1本3万円から制作が可能です。
これは、誰でも簡単に動画を制作できるというITサービスであり、最短10分程度で動画が1本制作できるため、ギリギリまで内容が決まらないようなイベントの動画もスピーディに低価格で制作が可能です。

「どんなオンラインイベントにしたいか」を念頭に、各ツールの機能や費用感を意識した配信ツール選びは疎かにはできない…

配信ツールの検討については、コロナ禍で最もWEB上に情報量が多いパートです。調べれば詳細の情報がいくつもあるため、簡単なチェックポイントだけ説明します。

まずは御社のセキュリティ基準をクリアできるかどうか、次に視聴される方に事前にアカウント登録やアプリダウンロードが必要なものがあるため、視聴率に関わる大きなポイントのため、必ずチェックが必要です。

また、どんな会にしたいかによって変わりますが、どんなインタラクティブ機能があるか、チャットだけなのか、投票ができるのか等です。

あとはプランによって視聴者数が変わるケースがあり、最後に費用ですが、これらのITを使う費用もそうですが、多くの配信サービスは、当日のオペレーションまでサポートしてくれないため、利用料だけでは済まず、社内に操作できる人もいない場合はオペレーションを外注し、結果的にとても高額になるというのはあるあるだと思っておくと良いです。

配信のためのITが選定できると、今度は収録・機材周りの検討です。

何よりもまず、配信場所のネット回線が重要です。共用で不安定な回線では配信ができないため、必ず占用回線で行ってください。
速度はその次の話です。

機材は購入すると、1カメのセットを50万円程度で揃えられます。配信方法も今は素人でも使える小型のスイッチャーなども普及しております。

機材の選定については、当社の方でおすすめ機材をご提案することも可能なため、ご希望ありましたら是非お問い合わせください。

オンラインイベント特有の体制構築の理解から得られるスムーズな進行を。

最後に体制についてです。大きめの組織図を下図に入れますが、これくらいの体制を引くと、定期的なオンラインイベントの開催が可能になります。

プログラムを決め、決定権をもつリーダー(編集長)をトップとして、営業方針を決めるパート、WEB担当、現場担当、広報担当、がぶら下がります。

その下に、営業リーダーの基に視聴者(来場者)事務局、出展社事務局、現場担当の基に配信担当、映像編集担当、講演者事務局、がぶら下がります。

こういった組織を運営していく必要があるため、逆にいうと、このような機能を保有しているパートナーと仕事を進める必要が出ます。

つまり、WEB制作だけでは済まないし、映像会社と連携すれば済むというわけでもなさそうです。
最低限、WEBと動画と事務局機能を保有している会社と付き合うべきであると考えております。

3つの事務局の特性と役割

事務局を因数分解すると、視聴者(来場者)事務局と、講演者事務局、出展社事務局の3つに分けられます。

事務局が一番忘れがちなのですが、ここが一番やってみると業務量が多く、大変なパートのため、しっかりと計画し体制を作る必要があります。

・視聴者(来場者)事務局

まず視聴者(来場者)事務局ですが、その名の通り運営チームからの指示のもと、視聴者との窓口を果たします。メインな役割として、登録フォームの公開と同時に視聴者からくる様々な問い合わせに対してFAQをもとにメールや電話を使って対応を行い、その内容を顧客にエスカレーションすることです。
会期が近づくと、リマインドメールをしたり、代理出席者の対応や、キャンセルの連絡に対してアーカイブの機会をご紹介したりと、当日のトラブル時の窓口にもなります。

・出展社事務局

出展社事務局は共同実施する協賛者との窓口になります。協賛者を集めることから始まり、出展社マニュアルや、ヒアリングシートを使って、出展者とコミュニケーションをとります。
最終的にイベントで得られたリードデータを各社へ分配する作業も出展社事務局が行います。

・講演者事務局

このパートが一番負荷が高いことが多いです。WEBサイト担当との連携が必要になります。
講演者との窓口になるため、講演の依頼から始まり、マニュアルを作り、講演内容を進めていただくためのプッシュや、講演に利用するデータのまとめ、当日の交通や宿の手配なども含まれます。
会期が近づくと、当日のご案内を出し、当日は講演者のチェックイン、チェックアウトを管理します。

オンラインイベントへの理解の次は実行にあり。ご相談お待ちしております。

以上、いかがでしたでしょうか。
よく質問をいただくのが、どれくらい前から準備を始めれば良いですか?という質問ですが、申し込みを開始するタイミング次第で決まってきます。

大抵は、1〜2ヶ月前のため、ここまでに事務局の体制を作り、LPを制作し、申込フォームを公開する必要があるため、その準備は数百人規模であれば、本番から約2〜4ヶ月前までに準備を開始すると、問題なく間に合います。

また、本番終了後のアーカイブ公開は、長ければ長いほど維持コストや集客コストがかかるため、そことの兼ね合いになりますが、1週間から最大2週間程度で十分と思っています。
鮮度が重要でないコンテンツについては、自社のYouTubeチャンネル等で公開したり、オウンドメディア化してしまい、会員制の運用をしたりする等の工夫をすることで、コンテンツ資産の価値を最大化できると思います。

少しでも参考になれば幸いです。

そして、これら全ての機能は実は博展が持っております。
次の記事にて、冒頭にお話をさせていただきましたオンラインエクスペリエンスソリューション(ONLINE EXPERIENCE SOLUTIONS)について説明をさせていただきます。

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