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招待数1万名超のクローズドエンゲージイベントをオンライン開催

東証一部・情報機器製造メーカー様

事例概要

新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、重要顧客向けに毎年リアルで行われていたエンゲージイベントをオンラインにて代替開催。

従来よりお取引のあるお客様をご招待し、日頃の感謝と御礼をお伝えする毎年恒例のイベントであることに加え、来場者の大半が社長や取締役員といった企業の重役であるため、オンラインながらも「プレミアム感」・「重厚感」をテーマに100ページ強のWEBページを制作。なお、WEBページに掲載する動画コンテンツ制作および撮影についても弊社が担当。

加えて、エンゲージイベントには欠かせないプレミアム感を醸成するため、著名人・芸能人を招いてのLIVE配信を実施するだけでなく、インタラクティブなコミュニケーションが可能なオンラインならではの施策もふんだんに盛り込んだ。会期中に来場が叶わなかった方々のために、計31ものコンテンツをオンデマンドにて配信。

また、招待客数が1万名にも及ぶイベントであったことから、数千規模の来場者にも耐えうる盤石なネット環境の整備が求められたが、事前の負荷テストを何度も行い、想定できうるあらゆるリスクを事前に潰しておくことでトラブルを未然に防止。

結果として、従来のリアルイベントにも引けを取らないオンラインイベントの成功を実現。withコロナ時代における新たなエンゲージイベントのカタチを提言できただけでなく、オンラインイベントにおける成功までの方程式を確立した。

サイト機能

・申込受付機能
・参加登録フォーム
・WEBサイトにおける参加登録者の行動ログ取得
・資料ダウンロード機能
・配信ツールVimeoを用いたLIVE配信およびオンデマンド配信
・ヴァーチャル空間の設計構築
・VIPを招いてのzoom面談機能
・コンテンツ制作
・特別招待期間と一般公開期間に合わせ、WEBサイトを2部構成
・アンケートページ制作

                           など

機能紹介

特別招待期間と一般公開期間の2部構成

例年のリアルイベントにおいては、VIPをお招きする特別招待期間と一般公開期間の2部構成であったことを鑑み、オンラインイベントにおいても従来の構成を踏襲。特別招待期間には、VIPと芸能人の交流が可能であるセッションを設けたり、WEBサイトの仕様を若干変更したりするなど、プレミアム感および重厚感の醸成に努めた。

結果として、従前のリアルイベント以上の「おもてなし」を提供することができ、オンラインイベントでは難しいと思われていたエンゲージイベントの成功を実現できた。

再現性の高いオンライン展示会場

従来のリアルイベントでは、製品やサービスの展示会場が設けられており好評を博していたということもあり、これら展示会場のオンライン化を実行。例年、設営される展示会場をオンライン上のヴァーチャル空間にて再現。パノラマウォーク機能を取り入れることで、実際に会場へ足を運び、移動しているような感覚を与える仕様を構築した。

また、製品やサービスの紹介動画や概要説明などもWEBページ上で閲覧できる構成としたことで、従来のリアルイベントで発生していた現地会場での混雑や混雑によって掲示物や展示物を見ることができないという事態を避けることにも成功。オンラインでの実施が良い方向へと転んだ。

1万名を超える来場者に耐えうる閲覧環境の整備

招待客が1万名を超える大型イベントであったため、1万名の来場にも耐えうるネット環境の整備が求められた。

1万名以上の来場を想定した負荷テストを事前に複数回行うだけでなく、来場時間帯の分散を促す施策を行ったり、状況に応じてWEBサーバーを迅速に増設できるバックアップ体制を構築したりするなど、何重ものセーフティーネットを手配。これにより、会期中はトラブルを一切発生させることなく、快適なオンライン上での体験を提供することができた。

100ページ超にも及ぶ大規模WEBサイト制作

例年のリアルイベントにおいて設けている広大な展示スペースや、数にして30~40近くある基調講演およびセミナーを1つのWEBサイトに収めるべく、100ページ超からなる大規模なWEBサイト制作を行いました。

ただのWEBサイトページではなく、本イベントのテーマである「プレミアム感」を醸成するため、1つ1つのデザインならびにレイアウトにも時間をかけました。結果、期間限定のサイトではありながらも、会期中におけるオウンドメディアの立ち位置としての利用も可能となり、同社の製品ならびにサービスの宣伝・広報活動にも有意義な使い方がなされ、想定以上の情報訴求を実現できました。

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